Z_TEXT_MAINTENANCE

Diese Dokumentation entspricht einer Kopie der offiziellen SAP Dokumentation. Stand 01.05.2025

Grundlagen

Weshalb diese Z-Transaktion

Durch die stetige Internationalisierung der Firma und der vollen Integration der SAP Stammdaten auf die Website ist es unabdingbar, dass auch entsprechende Stammdaten stets in den dazu benötigten Sprachen gepflegt werden.

Damit dies effizient gelöst werden kann wurde diese Transaktion erstellt, damit Produkttexte wie auch Materialstammtexte (Kurztext und Grunddatentext) heruntergeladen werden können.

Das damit erstellt Excel kann dann bearbeitet und wieder hochgeladen werden.

Die genauen Funktionalitäten werden in diesem Dokument in den folgenden Kapiteln beschrieben.

Verantwortungsbereich

Für das Pflegen und aktuell halten der Produkttexte und Materialtexte ist das Produktmanagement verantwortlich.

Demzufolge wird die Schulung dieser Transaktion auch von dieser Abteilung durchgeführt.

Aufbau und Funktionalität

In der Selektion der Transaktion gibt es zwei Hauptbereiche.

Einmal den Selektion/ Download Bereich, welcher wiederum in zwei Unterbereiche unterteilt ist.

Und dann der Upload Bereich, welcher dazu dient das bearbeitete Excel hochzuladen um die entsprechenden Texte in den gewünschten Sprachen im SAP hochzuladen.

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Download Produkttexte

Um Produkttexte zu bearbeiten müssen diese zuerst heruntergeladen und auf ein Excel gespeichert werden.

Dazu ist die entsprechende Selektion vorzunehmen.

In den Selektionskriterien:Dokument kann nun der Umfang der Dokumente (Produkte), welche bearbeitet werden wollen eingeschränkt werden.

Wenn nur bestimmt Dokumente betroffen sind, dann können die Dokumentennummern eingeschränkt werden z.Bsp oder wenn nur Dokumente mit einem bestimmten Status betroffen sind auch nach Status oder nach Beschreibung.

Beschreibung z.Bap ist dann sinnvoll wenn gewisse Produkte betroffen sind.

Select* z.Bsp heisst alle Dokumente werden selektiert, welche mit Select im Produktnamen beginnen.

Dementsprechend ist die Selektion hier in diesem Bereich vorzunehmen.

Im Beispiel hier wurden alle Dokumente der Dokumentart ZAA mit dem Status FR selektiert und dann mit dem «Ausführen» button entsprechend gesucht und in der folgenden Liste dargestellt.

In der Auflistung sind nun alle Dokumente welche der vorherigen Selektion entsprechen mit den default Sprachen dargestellt und es ist sofort ersichtlich wo z.Bsp Texte fehlen wie hier in Spanisch, Schwedisch und Chinesisch.

Mittels button «Info Sprachenschlüssel» sind die Sprachenschlüssel (2-stellige Schlüssel) für alle zur Verfügung stehenden Sprachen ersichtlich.

Über den button «Download» kann nun das Excel erstellt werden, welches zur weiteren Bearbeitung der Texte dient.

Upload Funktionalitäten

Grundsätzlich wird immer ein Excel hochgeladen, welches in der richtigen Struktur erstellt werden muss.

Am Besten ist es, wenn eben über die Download Funktion das Excel kreiert und dann bearbeitet wird ohne an der Struktur etwas zu ändern.

Zusätzliche Sprachen können so erreicht werden, dass diese als Spalten am Ende des Excel hinzugefügt werden mit entsprechender Headerzeilen Überschrift, damit die Sprache vom System erkennt werden kann.

Die Sprachschlüssel können auch hier aus dem button «Info Sprachenschlüssel» entnommen werden.

Wenn nun also die fehlenden Sprachen oder falschen Texte im Excel angepasst wurden, kann mittels der Upload Funktionalität dieses entsprechend hochgeladen werden.

Selektion des Radiobuttons auf Upload setzen und das Excel File welches geladen werden soll auswählen.

Falls die Struktur des Excel Files nicht mehr klar sein sollte kann dies auf dem button «Dateistruktur» der entsprechenden Beschreibung entnommen werden.

File auswählen und ausführen wählen

Das Excel wird nun eingelesen und sobald dies abgeschlossen ist wird das Resultat im Nachfolgeschirm dargestellt.

Die Felder welche rot markiert sind, bedeutet dass der Text geändert oder neu erfasst wurde.

Die nicht eingefärbten Zellen bedeuten, dass an diesen Texten nichts geändert wird.

Wenn alles ok ist, dann kann das Ganze mittels button «Textänderungen speichern» im SAP geladen werden.

Bis hier hin wurde noch nichts verarbeitet und wenn etwas noch falsch sein sollte noch abgebrochen werden.

Es wird vor dem Ausführen der Änderungen auch noch durch explizites Bestätigen der Anpassungen gefragt und erst wenn dieses pop up mit Ja bestätigt wird, schreibt das Programm die Daten auf die entsprechenden Datenobjekte. (Hier sind das die Dokumente welche unser Produkt wiederspiegelt)

Nach erfolgter Verarbeitung wird dann noch ein Protokoll ausgegeben in welchem ersichtlich ist was alles gemacht wurde oder ob es Fehler gegeben hatte

Wenn keine roten Fehlermeldungen erscheinen wurde alles erfolgreich verarbeitet und die entsprechenden Texte stehen in SAP zur Verfügung.

Download Materialtexte

Im Grundsatz funktionieren die Materialtexte genau so wie die Produkttexte mit download und upload.

Bei den Materialstämmen ist es aber so, dass nicht nur der Materialkurztext sondern auch der Grunddatentext in entsprechenden Sprachen geladen werden können.

Deshalb ist dieser etwas umfangreicher und das file in grösserer Struktur aber vom Prinzip her dasselbe wie in den vorgängigen Kapiteln beschrieben.

Radiobutton auf Selektion/Download, sowie auf Material setzen und die gewünschten Materialstämme welche bearbeitet werden sollen selektieren.

Dann mit Ausführen

Es werden nun die existierenden Materialkurztexte, sowie Grunddatentexte zu den Materialnummern aus der Selektion zusammengesucht.

Dementsprechend dann so wie hier im Beispiel angezeigt und mittels «Download» können diese nun in Excel exportiert werden zur weiteren Bearbeitung.

Sobald das Excel nun mit den fehlenden Informationen befüllt oder geändert wurden kann dieses mit der upload Funktionalität wieder hochgeladen werden.

Radiobutton auf «upload» stellen, das file welches hochgeladen werden soll auswählen und ausführen.

Auch hier werden nun die Änderungen farblich hervorgehoben damit ersichtlich ist vor dem endgültigen hochladen, was denn verändert wurde.

Wenn nun alles passt können die Texte mit dem button «Textänderung speichern» ins SAP geladen werden.

Wenn im Verarbeitungsprotokoll alles auf grün steht sind alle Texte erfolgreich ins SAP geschrieben worden.

In den Änderungen zum Material ist dies nun auch entsprechend ersichtlich wer wann welche Texte erfasst hat. Hier die Änderung vom 4.6.2021 von Benutzer STEP welche mittels Doppelklick im Detail noch angeschaut werden kann.

Das Detail zeigt dann, dass die beiden Spanischen Texte Materialkurztext und Grunddatentext erfasst worden sind.