Prozessdefinition

Intranet Prozessdefinition

Am 16. Februar 2024 wurde das bisherige Intranet durch das neue Pimcore-Intranet ersetzt.

Das neue auf Pimcore basierende Intranet

Login

Jeder Mitarbeitende welcher über die Geschäftspartnerrolle „Mitarbeiter“ in SAP CRM verfügt, ist für den Zugang des Intranets autorisiert. Der Zugriff auf das Intranet erfolgt über die Anmeldung mit einem Pimcore-Benutzerkonto, bestehend aus einer E-Mail Adresse und einem Passwort. Da derzeit nicht jeder Mitarbeitende über eine geschäftliche Email-Adresse verfügt, gelten unterschiedliche Anmeldeszenarien:

Login für Mitarbeitende mit einer geschäftlichen E-Mail Adresse

Verfügt der Mitarbeitende über eine gültige geschäftliche Motorex E-Mail Adresse (bsp: [e-mail]), kann sich dieser anhand des aktuellen Windows Benutzernamen (E-Mail) und Passwort im Intranet anmelden. Das Intranet verfügt nicht über eine „Passwort vergessen“-Funktion. Sollte der Zugang bei einem Benutzer nicht gelingen, kann dieser sein Windows Login ändern. Die Änderungen werden automatisch für das Intranet übernommen. Gelingt das Login nicht, liegt in der Regel ein Problem beim Benutzer-Account in Pimcore und/oder in SAP vor. In diesen Fällen kann die Marketingabteilung kontaktiert werden.

Login für Mitarbeitende ohne geschäftliche Motorex E-Mail Adresse (vorwiegend gewerbliche Mitarbeitende)

Verfügt der Mitarbeitende nicht über eine gültige geschäftliche Motorex E-Mail Adresse hat dieser nicht automatisch Zugriff auf das Intranet. In diesen Fällen wird eine ausschliesslich für die Nutzung des Intranets gültige E-Mail Adresse sowie ein Passwort eingerichtet um den Zugang zu ermöglichen ([e-mail]). Der Zugang wird von der Marketingabteilung bereitgestellt, sofern dies durch die Abteilungsleiter oder den Key- und/oder Poweruser in Auftrag gegeben wurde.

Inhalte und Funktionen des Intranets

Das überarbeitete Intranet bietet diverse Abschnitte, die dazu dienen, die Mitarbeitenden von Motorex aus sämtlichen Abteilungen stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Relevante Informationen, sei es in Form von Dokumenten oder Links, wurden aus dem bisherigen Intranet auf die neue Plattform übertragen. Veraltete Dokumente wurden in Absprache mit den jeweiligen Abteilungsleitern nicht übertragen. Die Marketingabteilung hat für die Abteilungen eine solide Basis geschaffen auf der aufgebaut werden kann. Jeder Mitarbeitende ist dazu aufgefordert, sich mit der neuen Umgebung und den bereitgestellten Inhalten vertraut zu machen, um das gesamte Potenzial des Intranets optimal ausschöpfen zu können. Anregungen zur Erweiterung oder Verbesserung sind erwünscht und können über den Feedback-Button kommuniziert oder via Poweruser in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung umgesetzt werden.

Zuständigkeiten

Neu ist nicht mehr die ICT sondern die Marketingabteilung für die technische Instandhaltung des Intranets verantwortlich. Um sicherzustellen, dass das Intranet optimal auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse jeder Abteilung zugeschnitten ist und gleichzeitig eine effiziente Nutzung ermöglicht werden kann, liegt die Inhaltspflege in der Verantwortung der Abteilungen.

Die Zuständigkeiten der einzelnen Bereiche des Intranets sind wie folgt geregelt:

Bereich im Intranet	Zuständigkeit in der Abteilung
Startseite	Marketing
Neuigkeiten / News	Marketing
Medienportal	Marketing
Marketing	Marketing
Safe the Date	Human Resources
Human Resources	Human Resources
Informatik	Informatik
Finanzen	Finanzen
Technischer Kundendienst	Technischer Kundendienst
Verkauf Schweiz	Verkauf Schweiz
Verkauf Deutschland	Verkauf Deutschland
Verkauf Schweden	Verkauf Schweden
Verkauf Polen	Verkauf Polen
MUSA	Motorex USA
Spectro	Spectro
York	York

Verantwortung und Funktion der Intranet Poweruser

Jede Abteilung hat mindestens einen Poweruser definiert, welcher einen eingeschränkten Zugriff in Pimcore, spezifisch für den Tenant "intranet", erhält. Die Poweruser verfügen über die benötigten Berechtigungen um Änderungen in den Bereichen vornehmen zu können, die in Ihrer Verantwortung liegen.

Ein Poweruser verfügt über die folgenden Berechtigungen:

• Zugang zu Pimcore

• Eingeschränkte Ansicht der Intranet Baumstruktur in Pimcore

  • Ansicht der Baumstruktur der definierten Zuständigkeit

• Hochladen, ändern, (löschen) von Dokumenten für seine Abteilung

Definition der Poweruser und Admins

Die Wahl der Poweruser liegt in der Verantwortung der jeweiligen Abteilung. Mitarbeitende die bereits über einen Pimcore-Zugang und über erste Nutzererfahrung verfügen, werden grundsätzlich bevorzugt. Der Umgang mit Pimcore ist jedoch sehr einfach und somit für jeden Mitarbeitenden erlernbar. Änderungen der Zuständigkeiten können an die Marketingabteilung kommuniziert werden.

Abteilung	Poweruser
Marketing	Israr Sediqi, Davide Natali
Marketing Events	Christian Roos, Barbara Szummer
Product Management	Israr Sediqi
Technischer Kundendienst	Timo Waser, tba
HR	Livia Mühlemann
IT	Sybille Gränicher, Selina Flury
Finanzen	Séverin Diemand
Sales CH	Andrea Streun, Tamara Burri
KAM	Patrick Stutz
Sales AT	Svenja Heim
Sales DE	Svenja Heim
Sales SV	Thomas Grymark
Supply Chain, Motorex Poland	André Grob
York	Beatriz Scamardella, Sonia Savineau
MUSA/Spectro	Luke Calzone, Annunziato Denardis

Rollendefinition und Login für Pimcore Poweruser

Die Rollen in Pimcore definieren, welche Bereiche für die Benutzer zugänglich sind und bearbeitet werden können. Wie auch in SAP ist es auch in Pimcore möglich, dass Benutzer über unterschiedliche Ansichten in Pimcore verfügen. Die Definition der Rolle und Vergabe des Logins erfolgt jeweils durch die Marketingabteilung. Es gelten folgende Definitionen:

Ich habe bereits ein Pimcore Login	Ich habe kein Pimcore Login
Mitarbeitende die bereits über einen Pimcore Zugang verfügen haben erhalten jeweils die erweiterten Berechtigungen für das Intranet. Bestehende Admin-User benötigen keine Anpassung der Berechtigungen.	Mitarbeitende die bisher kein Pimcore Login haben erhalten ein neues Login sowie die Rolle „intranet_abteilung“ zur Bearbeitung der Bereiche ihrer Zuständigkeit. Die genaue Rollenverteilung wird in der folgenden Tabelle definiert.

Abteilung	Zugewiesene Rolle
Marketing	MOTOREX-MARKOM, SPECTRO-MARKOM, YORK-MARKOM
Productmanagement	MOTOREX-PM, SPECTRO-PM, YORK-PM
Human Resources	MOTOREX-HR, SPECTRO-HR, YORK-HR
Informatik	Admin
Finanzen	intranet_accounting
Technischer Kundendienst	intranet_tkd
Verkauf Schweiz	MOTOREX-SALES, MOTOREX-SALES-KEY
Verkauf Deutschland	MOTOREX-SALES, MOTOREX-SALES-KEY
Verkauf Schweden	MOTOREX-SALES, MOTOREX-SALES-KEY
Verkauf Polen	MOTOREX-SALES, MOTOREX-SALES-KEY